デジタル回覧板の導入に向けて寄せられる主な意見

デジタル回覧板の導入に際しては、賛成意見だけでなく、さまざまな意見が寄せられます。

会員様から寄せられる意見

回覧板が回ってくるまでに時間がかかり、イベントの締切が過ぎていることがある。

回覧の順番が最後だと情報が遅れ、不満を感じる。

在宅時間に関係なく、いつでも情報が確認できるデジタル化は便利である。

役員様から寄せられる意見

回覧板を回す作業が非常に負担が大きく、軽減してほしい。

紙での情報伝達はタイムラグがあり、災害時などの迅速な連絡手段としては機能しない。

高齢者を含む一部の会員様からの不安

スマートフォンやインターネットに不慣れなため、デジタル回覧板に移行することで、情報から取り残されてしまうのではないか。

スムーズに合意を形成する「意見の見える化」の重要性

すべての会員様が安心してデジタル回覧板を利用できるよう、まずは現状の課題や要望を「見える化」することが大切です。

アンケート機能でニーズを明確にする

デジタル回覧板の導入は、住民の皆様の意見を運営に反映させ、活動への「参加しやすさ」を高めるための第一歩です。

自治会運営に関する簡単な質問を投げかけ、住民の皆様が気軽に回答できるアンケート機能や投票機能を活用し、生の意見を集約することが効果的です。

Yumicomの「みんなの投票箱」のように、さまざまなテーマの質問にポチっと回答できる機能があれば、多くの意見を自治会運営に反映しやすくなります。

デジタル回覧板の導入による効率化は、役員様の負担軽減だけでなく、会員様一人ひとりが「知りたい情報」を「知りたい時に」得られる環境を作り、「自治会員であるメリット」を感じてもらうことにつながります。

役員の負担軽減と運用の属人化防止に繋がる機能

役員様の負担軽減は、自治会運営の持続可能性を高める上で、最も重要な要素の一つです。

シンプルで直感的な操作性

操作が分かりやすいUIで、役員の引き継ぎが容易になり、属人化の防止につながります。

Yumicomの管理画面のように、レイアウトを気にせず項目を埋めていくだけで、見やすい情報発信が簡単にできるツールが望ましいです。

予約配信と確実な情報伝達

現役世代の役員様でも、空き時間に情報を作成し、予約機能で配信できる機能は、負担軽減に大きく貢献します。

情報伝達の確実性を高める既読／未読の可視化や、未読者へのプッシュ通知機能は、共有漏れを防ぎ、リアルタイムな情報共有を実現します。

全世代の会員の利便性を向上させるオールインワン機能

「デジタル回覧板機能プラスαなにを求めるか」を検討することで、会員様の利便性が高まり、アプリの利用促進につながります。

オールインワンのコミュニケーション機能

Yumicomは、チャット、掲示、スケジュール、ファイル共有などの複数機能が一つのアプリ内で完結しているオールインワンのツールです。

ID交換不要で、LINEの使用感そのままに直感的にトークできる「トークチャット機能」は、メンバー間のコミュニケーションを促進します。

災害時や高齢者への配慮

災害時安否確認機能など、いざという時に地域で助け合える機能が搭載されていることは、会員様に安心感を与えます。

高齢者の方でも感覚的に使える、シンプルな操作性と大きな文字の画面設計は、全世代の利用を促進する重要な要素です。また、Yumicomのひとり暮らし高齢者向けみまもり安心機能のように、ボタンの数が少ないシンプルな見守り機能も、高齢者世帯の安心につながります。

デジタル回覧板の導入前の「紙との併用期間」の工夫

スムーズな移行を実現するためには、いきなり紙を廃止するのではなく、紙との併用期間を設けるなど、会員様への配慮が必要です。

メリットの周知と理解促進

移行期間中は、デジタル回覧板がもたらす「情報のタイムラグ解消」や「行事の当日中止連絡の迅速な周知」といった具体的なメリットを繰り返し周知します。

また、役員様に対しては、デジタル納付や予約配信機能によって、回覧や会費徴収、情報配信などの負担軽減につながることを明確に伝え、モチベーションを維持することが大切です。

無料トライアルで不安を解消

本格導入の前に、無料トライアル期間を設け、会員様にも実際にツールを操作していただくことで、デジタル化への不安を解消することができます。Yumicomの無料トライアルは、住民様も参加してじっくりお試しいただけます。

高齢者世帯への配慮とサポート体制の構築

デジタル回覧板の導入・移行において、高齢者の方を含む「インターネットを活用しない人」への配慮は、自治会・町内会の責務です。

高齢者世帯への継続的なサポート

デジタルツールに不慣れな方々に対し、操作方法を丁寧に教えるサポート体制を構築することが重要です。

Yumicomには、自治会役員の経験者であるスタッフが、PCやスマホの使い方から自治会ならではの困りごとまで、実例を交えてサポートする体制があります。また、豊富なチラシのひな形データ提供も行うため、会員様への説明資料作成の負担軽減にもつながります。

本格運用後の利用促進と身近な存在への変化

移行が完了し本格運用が始まってからは、アプリを「使ってよかった」と感じてもらうための施策が必要です。

自治会員メリットの提供

アプリで会員限定クーポンを提供するなど、「自治会員であることのメリット」を実感してもらう施策が、アプリの継続利用を促します。

また、みんなの投稿BOX機能を活用し、街灯の球切れや危険情報などの「まちの不具合」を共有することで、自治会が「身近で頼れる存在」へと変化していきます。