申請業務が煩雑になりがち

商業施設にはバリエーション豊かなテナントが入居します。複数のテナントから早朝・夜間作業届や残業申請などの労務申請があり、また、イベントやキャンペーンを開催する際にもイベントスペースの利用申請などが必要です。紙ベースだと申請や承認の処理作業が煩雑になりやすく、進捗状況が把握しづらいケースも少なくありません。

事務所への往復に時間が取られる

申請書類に不備があった場合、再作成や修正が必要になるため事務所の往復を余儀なくされます。その分、申請から承認まで時間がかかり、コア業務の時間で対応しなければならない可能性も出てきます。

情報の伝達ミス

施設全体にかかわる情報を紙ベースで周知している商業施設は多いです。しかし、テナント側に情報が正しく伝わっているか、確認するのは難しいといえます。テナント側も職場に行かないと情報が把握できない、変更や追加があった際に行き違いが起きるなど、情報伝達のミスが発生してしまいます。

やり取りに時間がかかる

紙ベースは手書きでの記入となります。手書きなら誰でも手軽に申請書類を作成できますが、手間がかかります。枚数が増えると手間もさらに増え、書き損じのリスクも高まります。責任者などが不在の場合、郵送でのやり取りが必要になるかもしれません。

保管・管理のコスト

紙ベースでやり取りしていると、各種書類が大量に蓄積されていきます。この書類を保管するためのスペースを確保しなければなりません。また、紛失トラブルを防ぐために適切な方法で管理するなど、保管・管理の面でコストが発生します。

紙ベースの書類や情報は一連のワークフローを阻害しやすいという問題点があります。情報の共有や認証のプロセスから見てもデジタル化・電子申請化したほうが遥かに効率的です。

1．現状分析による課題のピックアップ

手間や時間がかかっている業務は何か、どの課題を解決したいのかなど、商業施設を管理・運営するデベロッパー側とテナント側、双方の現状をはっきりさせる必要があります。現状を理解することで、各ソリューションに適した機能やサービスなどが把握しやすくなります。

2．デジタル化の必要性を検討

ピックアップした業務上の課題に対して、本当にデジタル化が必要なのか検討しましょう。デジタル化したものの業務によっては適しておらず、求めていた効果が得られない、かえって作業が煩雑になるといった事態も懸念されます。

3．ツール・システムを選定する

デジタル化に向けて、取り入れるべきツールやシステムを選定します。施設ごとのワークフローに対応できる、必要な機能が備わっている、すべての従業員が操作しやすいなどのポイントをチェックしましょう。特に操作が難しいとストレスを感じ、従来の業務方法に戻ってしまう可能性も考えられます。

4．導入後の効果を確認する

ツール・システムを導入したら終わりではなく、どのような効果が発揮されたのかを確認することも必要です。良かった点はもちろん、悪かった点も洗い出すことで改善点が見つかり、さらに良くするための方法を考えるきっかけになります。