業務効率化に必要なスケジュール共有

日々の業務や作業を効率的に行うならスケジュールの共有・管理は重要な要素です。商業施設運用においても同じことが言えます。施設には様々な業種のテナントが入居しており、それぞれ運用システムが異なります。各テナントの運用システムなどを理解し、余裕のあるスケジュールを案内することで円滑に業務を進めることができます。さらに、スムーズなコミュニケーションも期待できます。

業務上、必要なスケジュール共有ですが、いまだに紙ベースやホワイトボードなどへの手書きといった方法で行われている施設も多いです。アナログな手法は「伝えたはず」「聞いていない」などの伝達ミスが起こりやすく、情報の追加・更新があるたびに書き加える必要があります。作業が煩雑なだけでなく、書き忘れてしまうことも考えられます。

非効率的な手法は、デベロッパー側とテナント側のコミュニケーションを妨げる要因です。スムーズなスケジュールの共有・リマインドを希望するなら、アナログな報連相ツールを脱却してオンラインツールの導入を検討しましょう。

アプリでスケジュール共有を効率化！

Yumicomは商業施設側とテナント側のコミュニケーションをスムーズかつ活発にするアプリです。自店の運営はもちろん、店長会議の招集や出欠確認、販促委員会や消防班同志のコミュニケーションなど、商業施設内におけるテナント会の活動スケジュールも容易に共有できます。例えば、販促委員会からの抽選会実施の告知・案内を行う場合、店舗運営責任者だけでなくアプリ登録している店舗運営幹部にも徹底した情報共有・展開が可能です。

また、消防訓練の実施案内や店舗からの参加者の回答など、商業施設・商店会組織を運営するうえで必要なメッセージや回覧板機能が充実しています。さらに商業施設従業員向けのクーポンの提供を容易にし、アイドリングタイムや閑散期の内部からの消費喚起も行えます。

オンラインでやり取りができるツールを導入する

デベロッパー側はテナントの様子を常に確認できるわけではありません。連絡が取りづらくなってしまうこともあるでしょう。その際にデベロッパー側とテナント側でスムーズに連絡を取り合うためにはオンラインでやり取りできるツールの導入が必要です。

事務所までの距離が離れていると頻繁に行き来するのは負担が大きく、労力もかかってしまいます。オンラインで連絡を取り合うことができるシステムを導入することで、このようなコストを大幅に削減し、コミュニケーションをより頻繁に取ることができるようになります。

もちろん一つのテナントだけではなく、複数のテナントとのコミュニケーションも強化可能です。店長が複数店舗を兼任しているなどの場合も同時にやり取りをすることができるので、オンラインツールの導入は非常におすすめです。

ビジョンを共有する

コミュニケーションを強化するためにはお互いの方向性を統一することが大切です。そのためには、デベロッパーとテナント双方で施設を運用するためのビジョンや目標などのゴールを共有することが大切です。お互いが自由に運用を行っていいのであれば、そもそもコミュニケーションを強化する必要性を感じることができません。

商業施設として何を目指しているのかをそれぞれのテナントが認識できるように、ビジョンや目標は常に共有しておくようにしましょう。

環境づくりを支援する

ツールを導入しても、なぜコミュニケーションを取るのを推進したいかを明確にしないと効果的に活用してもらえません。そのため、コミュニケーションを取るための仕組みを構築したり店長会議などを設定したりと、コミュニケーションの活性化につながる環境を整備することが大切です。